Памятка для библиотекарей.

Справочно-библиографическое обслуживание — это библиотечное обслуживание читателей по их запросам. Результат справочно-библиографического обслуживания — разнообразные справки, представляющие собой ответы на запросы читателей.
В зависимости от характера сведений справки делятся на библиографические и фактические, а в зависимости от формы, в которой они выполняются — на устные и письменные.
Библиографическая справка — это сведения о произведениях печати. Фактическая справка представляет собой сведения о конкретных фактах, например датах жизни и деятельности какого-либо лица, адресе и точном наименований какого-либо учреждения и т.п.
Устные справки выполняются, как правило, оперативно, в присутствии читателей или по телефону. Письменные справки в большинстве своем отвечают на сложные запросы, поэтому срок выполнения каждой такой справки устанавливается при приеме запроса.
Библиографические справки очень разнообразны по содержанию и характеру. Наиболее часты в практике библиотек тематические справки, справки на уточнение библиографических данных и о наличии определенного произведения в фонде библиотеки.

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ВЫПОЛНЕНИЯ СПРАВКИ.

Прием запроса.Это очень ответственный этап, так как именно вовремя приема запроса уточняется и выясняется, что конкретно интересует читателя. Очень важно установить полное взаимопонимание между работником библиотеки, принимающим запрос, и читателем.
Установление круга источников.Круг источников, необходимых для нахождения ответов на запросы читателей, устанавливается в каждом конкретном случае и зависит от характера и формулировки запроса, цели, преследуемой читателем от того, насколько хорошо знает библиотекарь свой СБА.
Выявление и отбор литературы.Выявление материала в ответ на запросы читателей ведется на базе СБА фонда данной библиотеки, а иногда и других библиотек. Основной процесс этого этапа — библиографический поиск (разыскание), в ходе которого выявляются имеющиеся в библиотеке материалы по теме запроса, произведения отдельных авторов, уточняются сведения о том, где опубликованы интересующие читателя статьи и т.д.
Оформление справки.К письменному ответу на запрос составляют перечень (список) литературы. Иногда библиографические описания дополняют краткими аннотациями

.

ОСОБЕННОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ СПРАВОК РАЗНЫХ ВИДОВ

Тематические справки.Важнейшая разновидность тематических справок, выдаваемых работниками библиотек,- справки по конкретным вопросам, темам или проблемам, о жизни и деятельности определенных лиц, об отдельных странах и городах, и.т. д. 
Большинство тематических запросов удовлетворяется с помощью систематического каталога, различных картотек, тематических указателей литературы близких по содержанию к теме запроса. Широко используются прикнижные списки литературы, а также непосредственный просмотр книг и статей, особенно тогда, когда нужно рекомендовать материалы по новым темам или, проблемам.
Решение вопроса о том, что именно предложить читателю — две-три книги, статью из журнала, определенный раздел систематического каталога или картотеки, тематический указатель или статью в энциклопедии — зависит не столько от формулировки темы, сколько от целей и уровня подготовки читателя.
Довольно часто, читатели формулируют свои запросы слишком широко. В ходе беседы необходимо конкретизировать тему запроса, выяснить у читателя, что его интересует, прежде всего.
При выполнении узких тематических запросов главная трудность заключается в том, что в библиотеке может не быть книг, специально посвященных данному вопросу. Систематический каталог и общая картотека не всегда помогают при выполнении подобных запросов. В таких случаях надо обращаться непосредственно к книгам более общего характера, выявляя отдельные главы, разделы или параграфы, отвечающие на запрос.
Запросы читателей, связанные с поиском литературы, о жизни и творчестве каких-либо деятелей, выполняются, на основе алфавитного каталога, соответствующих разделов систематического каталога, с помощью персональных указателей и картотек, биобиблиографических указателем и справочников. Используются энциклопедии, биографические справочники, словари, литература более общего характера, воспоминания.
Справки на уточнение библиографических данных (уточняющие).Методика разыскания зависит от того, какие сведения о произведении уже известны и насколько они полны и точны. Уточнять библиографические данные приходится, из-за следующих наиболее распространенных ошибок, допускаемых читателями: искажена фамилия автора, неправильно указаны его инициалы; произведения одного автора «приписаны» другому; редактора, подготовившего книгу к печати, читатель принял за автора; неправильно названо заглавие произведения; вместо заглавия указаны подзаголовочные или надзаголовочные данные; неизданную работу читатель спрашивает как уже вышедшую в свет, а статью из журнала или сборника — как отдельное издание.
Выполнение справок на уточнение библиографических данных о произведениях печати начинается с установления тех недостающих элементов библиографического описания, по которым библиотекарь, по его мнению, сможет быстро решить задачу. С учетом этого и намечают круг источников — от каталогов и картотек библиотеки, прикнижных списков до периодических и справочных изданий.
Опыт показывает, если разыскиваемого издания нет среди книг, то это, скорее всего статья из журнала или сборника. Поэтому сначала выясняют приблизительные данные о времени публикации нужных работ, о периодических изданиях, в которых они могут быть напечатаны.
Особая разновидность справок на уточнение библиографических данных — установление авторов и источников цитат. В таких случаях обычно обращаются к изданиям произведений авторов высказывания, к сборникам афоризмов, крылатых слов и выражений, к справочным изданиям, тематика которых тесно связана с содержанием цитаты.
Справки о наличии определенного произведения в библиотеке (адресные)выполняются, как правило, оперативно и не требуют сложных разысканий. Зная точные и полные сведения о книге, библиотекарь обращается к алфавитному каталогу или отсылает к нему читателя.
Фактографические справки.Выполнение фактографических справок основано в первую очередь на справочных изданиях всех разновидностей. Главное условие успешного поиска — знание особенностей, содержания и структуры справочных изданий, их вспомогательного аппарата, быстрое и точное определение кратчайшего пути. Однако следует иметь в виду, что не всегда и не на любой фактический запрос работник библиотеки может ответить с помощью справочных и библиографических изданий. Часто, приходится использовать и саму литературу по соответствующим вопросам, просматривать специальные материалы.

Проверка наличия документов библиотечного фонда – одна из обязательных составляющих комплекса библиотечных технологических процессов, обеспечивающих сохранность фонда. Процесс проведения проверки библиотечного фонда и сроки проведения регламентируются Порядком учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденном Приказом Министерства культуры РФ от 08.10.2012 г. № 1077 "Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда".

 Проверка библиотечного фонда может быть плановой, внеочередной и текущей, и проводится в несколько этапов. Для проведения плановой и внеочередной проверки в обязательном порядке приказом руководителя учреждения создается комиссия. В проведении проверки библиотечного фонда может участвовать не только штатный персонал библиотеки, но и привлекаемые временные работники.

Этап1 Подготовительный

Шаг1 Члены комиссии проверяют правильность учетных документов: инвентарных книг; книг суммарного учета; сопроводительных документов о приеме книг; актов на списание между проверками; актов предыдущих проверок. К сведению: Акты на списание литературы, оформленные между проверками, на предмет исключения выбывшей литературы из инвентарных книг проверяются выборочно.

Также проверке подлежат документы, по которым поступала литература в период между проверками (в том числе взамен утерянных читателями), на соответствие информации об этой литературе в инвентарных книгах.

 Шаг2 При обнаружении пропусков проверяется весь акт и вносятся исправления. Таким образом, на этом этапе должны быть выявлены, и исправлены все ошибки в ведении учетных документов. Только после этого комиссия приступает к непосредственной проверке библиотечного фонда.

Шаг3 Выбор наиболее рационального способа проверки. Способ проверки зависит от объема библиотечного фонда, особенностей размещения его в помещении библиотеки, конкретного опыта библиотечного персонала.

Как правило, применяются два вида проверки: по инвентарным книгам и с помощью контрольных талонов.

 Шаг1 Подготовка контрольных талонов. Этот шаг необходим, если библиотекой выбран способ проверки по контрольным талонам. Совет: Процесс написания контрольных талонов может быть существенно ускорен за счет копирования формуляров, что позволит исключить ошибки субъективного характера.

 Шаг2 Члены комиссии инструктируют участников проверки библиотечного фонда и определяют круг их обязанностей. При этом учитывается объем и необходимые трудозатраты для осуществления процесса проверки библиотечного фонда.

Этап2 Основной. Основной этап проверки библиотечного фонда может проводиться разными способами:

- Автоматизированный способ,

- Способ проверки по инвентарным книгам,

 -Способ проверки по контрольным талонам,

-Комбинированный способ. Комбинированный способ проверки библиотечного фонда применяется для оптимизации процесса проверки фонда. При этом часть библиотечного фонда, к которому нет открытого доступа пользователей (депозитарное хранение, дублетный фонд, фонд редких изданий и т.п.), сверяется непосредственно с инвентарными книгами, а часть библиотечного фонда, находящегося в открытом доступе проверяют с использованием контрольных талонов.

Этап3 Разыскание изданий, не обнаруженных во время проверки библиотечного фонда.

 На этот этап отводится 1 месяц. К сведению: Разыскание отсутствующих по результатам проверки изданий по месту их хранения в библиотечного фонда (согласно расстановочным шифрам) предпринимается с целью исключить ошибки в процессе проверки фонда, случайное перемещение изданий с одного стеллажа на другой, выявить неучтенную во время проверки библиотечного фонда возвращенную пользователями литературу или отложенную на ремонт, списание, передачу в другие подразделения и пр. По истечении отведенного времени, составляется список не обнаруженных по неустановленным причинам изданий. Важно: Во время основного этапа проверки библиотечного фонда также необходимо: маркировать стеллажи с изданиями, прошедшими проверку; ставить условный знак на издании и на формуляре о текущей проверке БФ.

 Этап4 Завершающий.

 Шаг3 Подведение итогов проверки библиотечного фонда

Шаг4 Оформление документации: акта (с объяснительной запиской) проверки библиотечного фонда; списка недостающих изданий.

 Шаг5 Утверждение акта проверки библиотечного фонда. Акт с выводами комиссии, списком отсутствующих документов и подписями всех членов комиссии передается на утверждение руководителю учреждения.

 Шаг6 Оформление протокола по итогам проверки библиотечного фонда Заключение и предложения комиссия оформляет в протоколе, который также утверждается руководителем учреждения. Комиссия вносит предложения по возмещению недостающих изданий и дает рекомендации по предотвращению потерь.

 Важно: Только при правильном и своевременном проведении проверки возможно обеспечение сохранности библиотечного фонда.