Проверка наличия документов библиотечного фонда – одна из обязательных составляющих комплекса библиотечных технологических процессов, обеспечивающих сохранность фонда. Процесс проведения проверки библиотечного фонда и сроки проведения регламентируются Порядком учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденном Приказом Министерства культуры РФ от 08.10.2012 г. № 1077 "Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда".

 Проверка библиотечного фонда может быть плановой, внеочередной и текущей, и проводится в несколько этапов. Для проведения плановой и внеочередной проверки в обязательном порядке приказом руководителя учреждения создается комиссия. В проведении проверки библиотечного фонда может участвовать не только штатный персонал библиотеки, но и привлекаемые временные работники.

Этап1 Подготовительный

Шаг1 Члены комиссии проверяют правильность учетных документов: инвентарных книг; книг суммарного учета; сопроводительных документов о приеме книг; актов на списание между проверками; актов предыдущих проверок. К сведению: Акты на списание литературы, оформленные между проверками, на предмет исключения выбывшей литературы из инвентарных книг проверяются выборочно.

Также проверке подлежат документы, по которым поступала литература в период между проверками (в том числе взамен утерянных читателями), на соответствие информации об этой литературе в инвентарных книгах.

 Шаг2 При обнаружении пропусков проверяется весь акт и вносятся исправления. Таким образом, на этом этапе должны быть выявлены, и исправлены все ошибки в ведении учетных документов. Только после этого комиссия приступает к непосредственной проверке библиотечного фонда.

Шаг3 Выбор наиболее рационального способа проверки. Способ проверки зависит от объема библиотечного фонда, особенностей размещения его в помещении библиотеки, конкретного опыта библиотечного персонала.

Как правило, применяются два вида проверки: по инвентарным книгам и с помощью контрольных талонов.

 Шаг1 Подготовка контрольных талонов. Этот шаг необходим, если библиотекой выбран способ проверки по контрольным талонам. Совет: Процесс написания контрольных талонов может быть существенно ускорен за счет копирования формуляров, что позволит исключить ошибки субъективного характера.

 Шаг2 Члены комиссии инструктируют участников проверки библиотечного фонда и определяют круг их обязанностей. При этом учитывается объем и необходимые трудозатраты для осуществления процесса проверки библиотечного фонда.

Этап2 Основной. Основной этап проверки библиотечного фонда может проводиться разными способами:

- Автоматизированный способ,

- Способ проверки по инвентарным книгам,

 -Способ проверки по контрольным талонам,

-Комбинированный способ. Комбинированный способ проверки библиотечного фонда применяется для оптимизации процесса проверки фонда. При этом часть библиотечного фонда, к которому нет открытого доступа пользователей (депозитарное хранение, дублетный фонд, фонд редких изданий и т.п.), сверяется непосредственно с инвентарными книгами, а часть библиотечного фонда, находящегося в открытом доступе проверяют с использованием контрольных талонов.

Этап3 Разыскание изданий, не обнаруженных во время проверки библиотечного фонда.

 На этот этап отводится 1 месяц. К сведению: Разыскание отсутствующих по результатам проверки изданий по месту их хранения в библиотечного фонда (согласно расстановочным шифрам) предпринимается с целью исключить ошибки в процессе проверки фонда, случайное перемещение изданий с одного стеллажа на другой, выявить неучтенную во время проверки библиотечного фонда возвращенную пользователями литературу или отложенную на ремонт, списание, передачу в другие подразделения и пр. По истечении отведенного времени, составляется список не обнаруженных по неустановленным причинам изданий. Важно: Во время основного этапа проверки библиотечного фонда также необходимо: маркировать стеллажи с изданиями, прошедшими проверку; ставить условный знак на издании и на формуляре о текущей проверке БФ.

 Этап4 Завершающий.

 Шаг3 Подведение итогов проверки библиотечного фонда

Шаг4 Оформление документации: акта (с объяснительной запиской) проверки библиотечного фонда; списка недостающих изданий.

 Шаг5 Утверждение акта проверки библиотечного фонда. Акт с выводами комиссии, списком отсутствующих документов и подписями всех членов комиссии передается на утверждение руководителю учреждения.

 Шаг6 Оформление протокола по итогам проверки библиотечного фонда Заключение и предложения комиссия оформляет в протоколе, который также утверждается руководителем учреждения. Комиссия вносит предложения по возмещению недостающих изданий и дает рекомендации по предотвращению потерь.

 Важно: Только при правильном и своевременном проведении проверки возможно обеспечение сохранности библиотечного фонда.